Mikä on sähköinen allekirjoitus? Kattava opas aloittelijoille

Jos olet joskus allekirjoittanut vuokrasopimuksen sähköisesti, hyväksynyt työtarjouksen verkossa tai suostunut digitaalisen sopimuksen ehtoihin, niin olet todennäköisesti käyttänyt sähköistä allekirjoitusta. Sähköiset allekirjoitukset mahdollistavat oikeudellisesti sitovien sopimusten tekemisen etänä ilman, että mitään paperia tarvitsee tulostaa tai skannata, minkä vuoksi ne ovat hyödyllisiä erilaisissa yritys- ja viranomaisprosesseissa.

Tässä oppaassa kerromme, mitä sähköinen allekirjoitus tarkoittaa, miten se toimii ja mikä on sen oikeudellinen asema. Tarkastelemme myös, missä sähköisiä allekirjoituksia käytetään, miten valita sopiva sähköisen allekirjoituksen työkalu ja mitkä ovat niiden keskeiset hyödyt arjessa ja työelämässä.

Mitä sähköinen allekirjoitus tarkoittaa?

Sähköinen allekirjoitus on mikä tahansa sähköinen toiminto, joka osoittaa henkilön hyväksyvän asiakirjan sisällön. Tämä voi olla esimerkiksi nimen kirjoittaminen, allekirjoituksen piirtäminen, painikkeen klikkaaminen tai valintaruudun rastittaminen. Yhdysvaltain Electronic Signatures in Global and National Commerce Act -lain mukaan sähköinen allekirjoitus määritellään sähköiseksi ääneksi, symboliksi tai prosessiksi, joka liittyy sopimukseen tai asiakirjaan ja jota käytetään sen allekirjoittamiseen.

Nykypäivänä useimmat sähköisen allekirjoituksen palvelut luovat yksityiskohtaisen tarkastusketjun, joka sisältää muun muassa aikaleimat, sähköpostiosoitteet ja IP-tiedot, ja auttaa näin todentamaan allekirjoittajan henkilöllisyyden ja toimenpiteet suuremmalla varmuudella.

Sähköisen allekirjoituksen ja digitaalisen allekirjoituksen ero

Sähköiset allekirjoitukset ja digitaaliset allekirjoitukset sekoitetaan usein toisiinsa, mutta ne eivät ole sama asia. Sähköinen allekirjoitus on laaja yleistermi, joka viittaa mihin tahansa sähköiseen toimintaan, jolla suostumus ilmaistaan. Digitaalinen allekirjoitus taas on tietty sähköisen allekirjoituksen muoto, joka hyödyntää salausta ja varmenteita henkilöllisyyden varmentamiseen ja asiakirjan muutosten estämiseen.

Kun käytät digitaalista allekirjoitusta, ohjelmisto luo allekirjoittamastasi asiakirjasta yksilöllisen sormenjäljen. Jos asiakirjaa muutetaan edes yhden sanan verran, sormenjälki rikkoutuu. Digitaaliset allekirjoitukset linkitetään myös sinulle myönnettyyn varmenteeseen, joka toimii ikään kuin passina digitaalisessa maailmassa.

Tarkasti säännellyillä aloilla, esimerkiksi pankkialalla, terveydenhuollossa ja oikeuslaitoksissa, digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat vahvemman todisteen kuin yksinkertaiset e-allekirjoitukset, kuten kirjoitettu nimi tai rastitettu valintaruutu. Tämä johtuu siitä, että ne yhdistävät allekirjoittajan henkilöllisyyden kryptografiseen varmenteeseen ja sinetöivät asiakirjan siten, että kaikki allekirjoituksen jälkeiset muutokset havaitaan välittömästi.

Alustat kuten DocuSign ja Adobe Sign upottavat allekirjoittajan digitaalisen varmenteen lopulliseen asiakirjaan, mikä varmentaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja paljastaa manipulointiyritykset.

Pitääkö sähköisen allekirjoituksen näyttää käsin kirjoitetulta allekirjoitukseltani?

Ei lainkaan. Se voi näyttää siltä, mutta sen ei tarvitse. Riittää, että kirjoitat nimesi, klikkaat valintaruutua tai piirrät jotain, joka tuskin muistuttaa oikeaa allekirjoitustasi – kaikki nämä lasketaan silti hyväksyttäviksi allekirjoituksiksi.

Miten sähköiset allekirjoitukset toimivat?

Sähköisiä allekirjoituksia voidaan toteuttaa eri varmuustasoilla. Tavalliset sähköiset allekirjoitukset painottavat allekirjoittamisen helppoutta ja mahdollisimman vähäisiä vaiheita, minkä vuoksi ne sopivat lähinnä matalan riskin asiakirjoihin. Digitaaliset allekirjoitukset puolestaan sisältävät lisättyjä kryptografisia menetelmiä, joilla vahvistetaan allekirjoittajan henkilöllisyys ja varmistetaan asiakirjan eheys.

Tavallinen sähköinen allekirjoitusteknologia

Tavallisessa sähköisessä allekirjoituksessa alustan ensisijainen tavoite on tallentaa allekirjoittajan suostumus nopeasti ja vaivattomasti. Yleensä PDF- tai HTML-muotoinen asiakirja näytetään verkkoselaimen tai sovelluksen kautta. Allekirjoittaja voi kirjoittaa nimensä, piirtää sen hiirellä tai kosketusnäytöllä tai klikata painiketta, jossa lukee esimerkiksi ”Hyväksyn”.

Taustalla järjestelmä luo tarkastusketjun, johon tallennetaan muun muassa allekirjoitusajankohta, allekirjoittajan sähköpostiosoite, IP-osoite ja joskus myös käytetty laite. Osa alustoista sisältää lisävaiheita, kuten sähköpostivahvistuksen tai tekstiviestillä lähetettävän kertakoodin. Ne auttavat varmistamaan, että asiakirjan allekirjoitti oikea ihminen, mutta ne eivät luo kryptografista yhteyttä allekirjoituksen ja asiakirjan välille. Ilman tätä yhteyttä asiakirjaan voidaan tehdä salassa muutoksia allekirjoituksen jälkeen.

Digitaalisen allekirjoituksen teknologia

Digitaalinen allekirjoitus on sähköisen allekirjoituksen muoto, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys liitetään asiakirjaan kryptografisella menetelmällä. Se perustuu julkisen avaimen infrastruktuuriin (PKI), jossa jokaisella allekirjoittajalla on kaksi toisiinsa liittyvää avainta: hänen hallinnassaan oleva yksityinen avain sekä julkinen avain, jota muut voivat käyttää allekirjoituksen varmentamiseen.

Avaimet on sidottu tunnustetun varmentajan (Certificate Authority, CA) myöntämään digitaaliseen varmenteeseen, joka vahvistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden. Periaate on samankaltainen kuin siinä, miten Pretty Good Privacy (PGP) suojaa sähköposteja varmennetun julkisen avaimen avulla.

Kun allekirjoittaja suorittaa allekirjoitustoimenpiteen, alusta käsittelee asiakirjan ensin hajautusalgoritmilla, kuten Secure Hash Algorithmilla (SHA-256), joka tuottaa kooditunnisteen, joka on yksilöllinen kyseisen tiedoston sisällölle. Tätä koodia kutsutaan tiivisteeksi, ja se salataan allekirjoittajan yksityisellä avaimella. Näin syntyy digitaalinen allekirjoitus. Jos asiakirjaa muutetaan myöhemmin, vaikka vain yhden merkin verran, uusi tiiviste ei enää vastaa alkuperäistä, eikä sitä voida väärentää alkuperäisen näköiseksi.

Vastaanottajan järjestelmä käyttää allekirjoittajan varmenteessa olevaa julkista avainta allekirjoituksen purkamiseen ja alkuperäisen tiivisteen esiin tuomiseen. Tämän jälkeen järjestelmä luo vastaanotetusta asiakirjasta uuden tiivisteen ja vertaa näitä kahta arvoa. Mikäli arvot täsmäävät, asiakirjaa ei ole muutettu ja allekirjoituksen on oltava aito.

Tätä samaa prosessia käytetään myös muissa tietoturvayhteyksissä – esimerkiksi YubiKey varmentaa koodimuutokset, jotta julkaistun ohjelmiston aitoudesta ja turvallisuudesta voidaan olla varmoja. Koko prosessi perustuu siihen, että varmentajan myöntämä varmenne on voimassa ja luotettu.

Miten asiakirjat allekirjoitetaan sähköisesti

Näin sähköinen allekirjoittaminen yleensä etenee:

1. Tiedoston lataaminen: Lähettäjä lataa allekirjoitettavan asiakirjan (PDF-, Word- tai muun tuetun tiedostomuodon) allekirjoitusalustalle.
2. Vastaanottajien määrittäminen ja lähettäminen: Lähettäjä lisää vastaanottajat, asettaa allekirjoituskentät, määrittää tarvittaessa allekirjoitusjärjestyksen ja lähettää asiakirjan allekirjoitettavaksi.
3. Allekirjoituksen tekeminen: Jokainen allekirjoittaja lisää allekirjoituksensa kirjoittamalla nimensä, piirtämällä allekirjoituksen tai lataamalla allekirjoituskuvan. Alusta tallentaa tarkastusketjun tapahtumineen ja aikaleimoineen ja mahdollisesti tallentaa myös allekirjoittajan sähköpostiosoitteen ja IP-osoitteen.
4. Asiakirjan suojaaminen: Kun käytössä on varmennepohjainen allekirjoitus, alusta upottaa allekirjoittajan digitaalisen varmenteen ja kryptografisen todisteen, joiden avulla vastaanottajat voivat varmentaa henkilöllisyyden ja asiakirjan eheyden.
5. Lukitseminen ja viimeistely: Kun digitaalinen allekirjoitus on lisätty, kaikki allekirjoituksen jälkeen tehdyt muutokset aiheuttavat varmennuksen epäonnistumisen, koska laskettu tarkistusarvo ei enää täsmää.
6. Kopioiden lähettäminen: Kaikki osapuolet saavat lopullisen version asiakirjasta, usein yhdessä varmenteen kanssa.

Ovatko sähköiset allekirjoitukset turvallisia?

Tämä riippuu siitä, miten alusta käytännössä toteuttaa allekirjoituksen ja millaista varmuustasoa tarvitaan. Perustason sähköiset allekirjoitukset voivat vahvistaa vain sen, että asiakirja on allekirjoitettu, kun taas kehittyneet digitaaliset allekirjoitukset hyödyntävät salausta, hajautusta ja julkisia avaimia estääkseen asiakirjan muuttamisen ja varmistaakseen allekirjoittajan henkilöllisyyden.

Henkilöllisyyden tarkistaminen voi vaihdella sähköpostiin lähetettävistä koodeista biometrisiin tunnisteisiin tai digitaalisiin varmenteisiin sen mukaan, kuinka vahvaa varmennetta tarvitaan.

Arkaluonteisten asiakirjojen kohdalla monet alustat salaavat myös kaikki tallennetut tiedostot ja noudattavat erilaisia standardeja, kuten International Organization for Standardization ISO 27001 -standardia, joka on yksi kansainvälisen tietoturvan kulmakivistä. Nämä käytännöt toimivat yhdessä laajempien kyberturvallisuusperiaatteiden kanssa, joiden tarkoituksena on suojata tietoja väärinkäytöksiltä.

Sähköisten allekirjoitusten tyypit

Sähköiset allekirjoitukset jaetaan kolmeen tasoon sen perusteella, kuinka vahvasti allekirjoitus yhdistetään allekirjoittajaan ja kuinka hyvin asiakirjaa suojataan muutoksilta.

Matala varmuustaso

Yksinkertaiset sähköiset allekirjoitukset (Simple Electronic Signatures, SES) ovat perustason allekirjoituksia matalan riskin ja epäviralliseen käyttöön. Näihin kuuluvat kirjoitetut nimet, liitetyt allekirjoituskuvat tai kosketusnäytöllä tehdyt nimikirjaimet. Ne eivät vahvista allekirjoittajan henkilöllisyyttä eivätkä sisällä sisäänrakennettuja tietoturvaominaisuuksia. SES-allekirjoitukset voivat olla lainvoimaisia, kun tarkoitus ja suostumus ovat selkeästi näytettävissä, mutta riitatilanteissa ne tarjoavat heikomman todistusarvon ja ovat helpommin kyseenalaistettavissa kuin korkeamman varmuustason menetelmät.

Korkea varmuustaso

Kehittyneet sähköiset allekirjoitukset (Advanced Electronic Signatures, AES) sisältävät henkilöllisyyden varmennuksen ja asiakirjan suojaamisen muutoksilta. Allekirjoittaja todennetaan (usein digitaalisen varmenteen, kirjautumistietojen tai kertakäyttöisen koodin avulla) ja allekirjoitus sinetöidään kryptografisella hajautuksella. Jos asiakirjaa muutetaan allekirjoituksen jälkeen, varmennus epäonnistuu ja muutokset paljastuvat. AES on yleisessä käytössä yritysten, pankkien ja oikeuslaitosten ja asiakirjoissa, joissa vaaditaan vastuullisuutta ja jäljitettävyyttä.

Säännelty korkea varmuustaso

Varmennetut sähköiset allekirjoitukset (Qualified Electronic Signatures, QES) täyttävät tiukat lainsäädännölliset vaatimukset, kuten EU:n sähköistä tunnistamista ja luottamuspalveluja koskevan eIDAS-asetuksen sisältämät ehdot. Allekirjoittajan henkilöllisyys varmennetaan virallisella tarkastuksella, joka voidaan tehdä joko kasvotusten tai etänä turvallisen videotunnistuksen kautta. Prosessiin kuuluu yleensä passin tai kansallisen henkilökortin esittäminen.
Tämän jälkeen hyväksytty palveluntarjoaja myöntää varmenteen, joka tallennetaan suojattuun laitteeseen, kuten älykorttiin tai laitteistopohjaiseen tunnisteeseen. QES tarjoaa vahvimman oikeudellisen tuen ja on pakollinen tietyntyyppisille asiakirjoille, kuten esimerkiksi asuntolainasopimuksille.

Ovatko sähköiset allekirjoitukset oikeudellisesti sitovia?

Useimmissa maissa kyllä. Sähköiset allekirjoitukset on tunnustettu laillisesti Yhdysvalloissa, EU:ssa ja monilla muilla alueilla, kunhan tietyt perusedellytykset täyttyvät. Monessa maassa erilliset lait, kuten Yhdysvaltojen E-Sign Act ja Uniform Electronic Transactions Act (UETA) sekä EU:n eIDAS-asetus, nimenomaisesti toteavat, ettei allekirjoituksen oikeellisuutta voi mitätöidä pelkästään sillä perusteella, että se on sähköinen.

Mikä tekee sähköisestä allekirjoituksesta oikeudellisesti pätevän

Tarkat vaatimukset vaihtelevat maakohtaisesti, mutta useimmat sähköisiä allekirjoituksia koskevat lait (mukaan lukien Yhdysvaltojen E-Sign Act, UETA sekä EU:n eIDAS-asetus) tunnistavat seuraavat keskeiset edellytykset:

• Allekirjoitustarkoitus: Allekirjoittavan henkilön on oltava tietoinen siitä, että kyseessä on allekirjoitus.
• Suostumus sähköiseen allekirjoittamiseen: Molempien osapuolten on hyväksyttävä sähköisten allekirjoitusten käyttö. Monissa maissa tämän suostumuksen on oltava kirjallinen ja yksiselitteinen.
• Allekirjoituksen liittäminen asiakirjaan: Allekirjoituksen on oltava upotettuna asiakirjaan tai lukittuna siihen tavalla, joka osoittaa niiden kuuluvan yhteen. Jos allekirjoitus sijaitsee erillisessä järjestelmässä (kuten sähköpostissa tai ulkoisessa lokissa), on vaikeampi todistaa, että se oli tarkoitettu juuri kyseiseen asiakirjaversioon.
• Säilytys ja saatavuus: Kaikilla allekirjoittaneilla on oltava mahdollisuus saada lopullinen versio asiakirjasta täsmälleen siinä muodossa kuin se oli allekirjoitushetkellä. Jos alusta ei säilytä tätä versiota tai joku myöhemmin väittää, ettei ole koskaan nähnyt allekirjoitettua asiakirjaa, allekirjoituksen oikeudellinen pätevyys heikkenee.
• Eheyden todiste: Asiakirjan on osoitettava, ettei sitä ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen. Tämä toteutetaan yleensä muutoksista ilmoittavilla hälytyksillä, digitaalisilla sineteillä tai tiedoston tiivisteillä.

Voiko sähköisiä allekirjoituksia käyttää oikeudessa?

Kyllä, ja usein käytetäänkin. Tuomioistuimet edellyttävät selkeää näyttöä siitä, että allekirjoittaja oli se henkilö, joksi hän itseään väitti, että hänellä oli tarkoitus allekirjoittaa asiakirja ja että asiakirjaa ei ole muutettu allekirjoituksen jälkeen. Korkean varmuustason sähköiset allekirjoitukset voivat itse asiassa tarjota vahvempaa todistusaineistoa kuin perinteiset käsin tehdyt allekirjoitukset, koska niihin sisältyy digitaalisia tarkastusketjuja, henkilöllisyyden varmennusta ja manipuloinnin paljastavia sinettejä, joita on vaikea väärentää tai kiistää.

Tyypillisesti esitettävä todistusaineisto sisältää seuraavaa:

• Tunnistautumistiedot: Näitä voivat olla sähköpostikirjautuminen, IP-osoite, kaksivaiheisen tunnistautumisen (2FA) koodi tai allekirjoittajaan liitetty digitaalinen varmenne. Mitä yksityiskohtaisempi ja turvallisempi menetelmä, sitä vahvempi näyttö.
• Aikomuksen osoittava jälki: Aikaleimattu toimenpide, kuten ”Hyväksyn” tai ”Allekirjoita sopimus” -painikkeen klikkaaminen, osoittaa allekirjoitustarkoituksen. Osa alustoista näyttää myös sen, milloin allekirjoittaja tarkasteli asiakirjaa ennen allekirjoittamista.
• Tarkastuslokit: Nämä sisältävät yksityiskohtaisen historian jokaisesta vaiheesta, milloin asiakirja esimerkiksi avattiin, kuka avaaja oli, mitä laitetta käytettiin ja milloin kukin allekirjoitus lisättiin.
• Tiedoston eheyden osoittavat merkinnät: Näitä voivat olla esimerkiksi PDF-asiakirjan allekirjoituspaneeli, joka osoittaa asiakirjan pysyneen muuttumattomana allekirjoituksen jälkeen, tai tiivistearvo, joka vahvistaa asiakirjan sisällön.

Missä sähköisiä allekirjoituksia käytetään?

Sähköiset allekirjoitukset ovat nykyään osa arkipäiväistä toimintaa monilla toimialoilla. Tässä esimerkkejä yleisimmistä käyttökohteista.

Rahoitus ja pankkitoiminta

Pankit ja vakuutusyhtiöt käyttävät sähköisiä allekirjoituksia tilien avaamiseen, lainasopimuksiin, asuntolainojen hyväksyntään, luottokorttihakemuksiin ja vakuutusehtojen muutoksiin. Asiakkaat voivat tarkastella ja allekirjoittaa asiakirjat turvallisesti verkossa ilman konttorissa käyntiä.

Sähköinen allekirjoitusalustat auttavat rahoituslaitoksia täyttämään sääntelyvaatimukset, suojaamaan arkaluonteiset tiedot salauksella ja käyttöoikeuksien hallinnalla sekä automatisoimaan hyväksyntäprosesseja. Tämä nopeuttaa käsittelyä varmistaen samalla vaatimustenmukaisuuden ja tietoturvan.

Henkilöstöhallinto ja perehdytys

Rekrytoinnin yhteydessä HR-tiimit lähettävät työtarjouksia, verolomakkeita, salassapitosopimuksia ja muita asiakirjoja usein jo ennen työntekijän ensimmäistä työpäivää. Sähköisten allekirjoitusten avulla prosessi voidaan hoitaa loppuun ilman tulostamista. Samalla on helpompi seurata, kuka on allekirjoittanut ja mitä vielä puuttuu.

Samoja työkaluja käytetään myös sisäisten käytäntöjen muutoksissa tai ylennyksissä kuittausten ja hyväksyntöjen tallentamiseen. Koska suuri osa HR-tiedoista on arkaluonteisia, käytössä on usein sähköinen allekirjoitusratkaisuja, joilla voidaan hallita käyttöoikeuksia tai rajoittaa tiedostojen lataamista.

Julkishallinto ja oikeudelliset palvelut

Viranomaiset käyttävät sähköisiä allekirjoituksia kansalaispalveluissa, kuten veroilmoituksissa, lupahakemuksissa ja etuushakemuksissa. Myös monet tuomioistuimet hyväksyvät sähköisesti allekirjoitettuja asiakirjoja, kuten valaehtoisia lausuntoja tai hakemuksia, kunhan ne noudattavat sovellettavia sähköisiä allekirjoituksia koskevia lakeja ja tuomioistuinten sääntöjä.

Oikeudellisessa työssä asianajotoimistot käyttävät sähköisiä allekirjoituksia sopimuksiin, asiakassopimuksiin ja sovintoihin. Vaikka jotkin asiakirjat vaativat yhä käsin tehtävän allekirjoituksen tai notaarin vahvistuksen, suurin osa yritysten paperitöistä hoidetaan nykyään sähköisesti. Sähköinen tarkastusketju on erityisen hyödyllinen riitatilanteissa.

Myynti ja sopimusten hallinta

Myynnissä ajoitus on ratkaisevaa. Mahdollisuus lähettää sopimus samana päivänä ja saada se allekirjoitettua ilman kasvokkain tapaamista voi tehdä ratkaisevan vaikutuksen. Myyntitiimit yhdistävät usein sähköinen allekirjoitustyökalut asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM), jolloin järjestelmä voi kaupan valmistuttua lähettää asiakirjan allekirjoitettavaksi ja tallentaa sen automaattisesti allekirjoituksen jälkeen.

Sopimushallinnan puolella yritykset käyttävät samoja työkaluja toimittajasopimusten lähettämiseen tai ehtojen päivittämiseen yhteistyökumppaneiden kanssa. Allekirjoitusten perässä juoksemisen sijaan he saavat ilmoituksia, kun kukin osapuoli on allekirjoittanut. Järjestelmä kirjaa kaiken, mukaan lukien lopullisen asiakirjaversion.

Miten valita sähköinen allekirjoitustyökalu

Markkinoilla on runsaasti sähköisiä allekirjoitusratkaisuja. Näin valitset tarpeisiisi sopivan.

Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus

Varmista, että palvelu salaa tietosi, suojaa asiakirjat manipuloinnilta ja täyttää alueesi tai toimialasi oikeudelliset vaatimukset. Jos toimit säännellyllä alalla, tarkista yhteensopivuus EU:n eIDAS-asetuksen, ISO 27001 -standardin ja muiden asetusten kanssa.

Tunnistautumisvaihtoehdot

Perustyökalut mahdollistavat henkilöllisyyden varmentamisen sähköpostin avulla. Kehittyneemmät ratkaisut tarjoavat lisävaiheita, kuten tekstiviestikoodit, PIN-koodit tai viralliseen kuvalliseen henkilöllisyystodistukseen perustuvat tarkistukset, jotka voidaan tehdä paikan päällä tai turvallisen videoyhteyden kautta. Valitse menetelmä asiakirjan riskitason mukaan. Lounastilauksen allekirjoittamiseen tuskin kannattaa vaatia passitarkistusta, mutta oikeudellisissa sopimuksissa vahvemmat keinot ovat välttämättömiä.

Asiakirjaprosessit ja ominaisuudet

Jos lähetät samoja lomakkeita toistuvasti, mallipohjat säästävät aikaa. Sinun tulisi voida lisätä täytettäviä kenttiä, määrittää allekirjoitusjärjestys (missä järjestyksessä vastaanottajia pyydetään allekirjoittamaan), lähettää muistutuksia ja seurata, kuka on allekirjoittanut. Osa työkaluista mahdollistaa myös allekirjoituksen delegoinnin toiselle henkilölle. Valitse ominaisuudet, jotka tukevat omia prosessejasi ilman turhia lisävaiheita.

Integraatiot ja yhteensopivuus

Työkalun tulisi tukea käyttämiäsi tiedostomuotoja ja mielellään integroitua muihin ohjelmistoihisi, kuten sähköpostiin, CRM-järjestelmään tai pilvitallennukseen. Jos ratkaisu ei sovi yhteen nykyisten työnkulkujesi kanssa, se hidastaa työtä ja lisää manuaalisia vaiheita.

Helppokäyttöisyys

Parhaat sähköinen allekirjoitusalustat tekevät prosessista suoraviivaisen sekä lähettäjille että allekirjoittajille. Allekirjoittajan tulisi voida avata asiakirja, täyttää vaaditut kentät ja allekirjoittaa se mahdollisimman vähin toimenpitein. Selkeät näytönohjeet ja mobiiliystävällinen käyttö ehkäisevät viivästyksiä, erityisesti silloin kun mukana on useita allekirjoittajia.

Hinnoittelu ja skaalautuvuus

Osa alustoista tarjoaa ilmaisia versioita, mutta ne ovat yleensä hyvin rajoitettuja sekä lähetettävien asiakirjojen määrän että ominaisuuksien osalta. Säännölliseen käyttöön yrityspaketit ovat parempi vaihtoehto, ja niiden kuukausihinta on tyypillisesti noin 10–30 euroa käyttäjää kohden. Kiinnitä huomiota asiakirjamäärien rajoituksiin ja mahdollisiin lisämaksuihin, kuten tekstiviestitoimituksiin tai vastaanottajan henkilöllisyyden varmentamiseen.

Jos integroit palvelun omaan sovellukseesi, tarkista myös API-kutsuihin liittyvät rajoitukset. API-kutsu tarkoittaa mitä tahansa pyyntöä, jonka järjestelmäsi lähettää sähköiselle allekirjoitusalustalle, kuten asiakirjan lähettämistä allekirjoitettavaksi tai sen tilan hakemista. Osa palveluntarjoajista veloittaa lisämaksuja, jos kuukausittainen API-kutsukiintiö ylittyy. Jos aiot skaalata käyttöä, hyödynnä maksuton kokeilujakso arvioidaksesi etukäteen, miten hinnoittelu ja rajoitukset sopivat työnkulkuusi.

Sähköisten allekirjoitusten keskeiset hyödyt

Siirtyminen sähköinen allekirjoituksiin tuo mukanaan useita etuja:

Nopeampi käsittelyaika

Lähetät asiakirjan, joku allekirjoittaa sen puhelimella tai tietokoneella, ja asia on hoidettu. Olipa kyse sitten kauppasopimuksen solmimisesta, uuden työntekijän perehdyttämisestä tai hyväksyntöjen hankkimisesta, sähköiset allekirjoitukset poistavat aina kitkaa prosessista: asiakirjat voidaan allekirjoittaa missä tahansa, mikä pitää päätöksenteon sujuvana.

Kustannustehokkuus

Paperipohjainen allekirjoittaminen tulee helposti kalliiksi: tulostimet, musteet, postitus, kuriirimaksut ja hallinnolliseen työhön kuluva aika maksavat aina rahaa. Sähköiset allekirjoitukset karsivat suurimman osan näistä kustannuksista, ja myös säästetty aika voidaan käyttää tehokkaampaan työhön. Sähköiset allekirjoitusohjelmistot eivät ole ilmaisia, mutta useimmat yritykset tulevat laskelmissaan siihen johtopäätökseen, että allekirjoituspalvelun säästämä aika ja resurssit ovat moninkertaisesti sen hinnan arvoisia.

Parempi vaatimustenmukaisuus ja tarkastusketjut

Sähköiset allekirjoitukset helpottavat seurantaa, sillä kaikki toimenpiteet kirjautuvat automaattisesti. Tämä on merkittävä etu tietyillä tarkasti säännellyillä toimialoilla, kuten terveydenhuollossa ja rahoituksessa. Osa allekirjoitusalustoista tarjoaa pakollisia kenttiä, manipuloinnin paljastavia sinettejä ja automaattisia muistutuksia täyden vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. Jos sinun tarvitsee joskus todistaa, kuka allekirjoitti mitäkin, järjestelmän tarkastuslokit ovat heti valmiina tutkittavaksi.

Ympäristöystävällisempi liiketoimintaprosessi

Tulostettu paperi päätyy aina lopulta jätteeksi. Sähköiset allekirjoitukset vähentävät paperista, pakkausmateriaaleista ja kuljetuksista syntyviä päästöjä. Yrityksille, joilla on kestävän kehityksen tavoitteita, sähköinen allekirjoitus on itsestään selvä valinta. Jotkin allekirjoitusalustat näyttävät jopa sen, kuinka monta paperisivua tai hiilidioksiditonnia olet säästänyt, ja näistä saavutuksista kannattaa tietenkin kertoa myös asiakkaille. Pieni muutos, joka tukee vihreämpää toimintaa.